6 façons de communiquer avec votre équipe lorsque vous travaillez à distance

admin

Administrator
Membre du Staff
Au cours des deux dernières années, des millions de personnes ont commencé à travailler à distance. Bien qu’il présente de nombreux avantages, il présente quelques inconvénients. Plus important encore, vous ne pourrez peut-être plus parler à un collègue spécifique au bureau avant la pause déjeuner ou faire venir tout le monde à une réunion dans la salle de conférence au bout du couloir.

Heureusement, vous pouvez toujours communiquer efficacement avec votre équipe, même lorsque vous n’êtes pas dans le même espace physique. Pour ce faire, vous pouvez commencer à utiliser des applications de télécopie, de messagerie instantanée ou de vidéoconférence. Alternativement, vous pouvez vous en tenir aux e-mails et aux appels téléphoniques. C’est entièrement à vous!

Maintenant, voulez-vous en savoir plus sur la meilleure façon de communiquer avec votre équipe tout en travaillant à distance ? Si oui, lisez la suite pour découvrir les cinq meilleures façons de rester en contact avec vos collègues, où que vous soyez !

Fax


Dans certains cas, vous devrez peut-être envoyer ou recevoir des informations sensibles qui ne peuvent pas être partagées par voie électronique. Dans de tels cas, vous pouvez toujours utiliser un fax. Même s’il peut sembler démodé, le fax reste un moyen très sûr d’envoyer des documents confidentiels. Vous pouvez utiliser un service de télécopie en ligne ou un télécopieur physique.

Les services de fax en ligne sont généralement moins chers et plus pratiques, car vous pouvez envoyer et recevoir des fax de n’importe où dans le monde. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet et un ordinateur ou un smartphone ; cela peut vous faire économiser beaucoup de temps et d’argent, surtout si vous ne faxez pas régulièrement et que vous ne voulez pas chercher sur Google “fax à proximité” chaque fois que vous avez besoin de quelque chose. D’autre part, les télécopieurs physiques sont plus lents mais peuvent être très utiles si vous ne disposez pas d’une connexion Internet rapide.

Applications de messagerie instantanée


L’un des moyens les plus simples de rester en contact avec votre équipe consiste à utiliser une application de messagerie instantanée. Ces applications vous permettent d’envoyer des messages en temps réel, ce qui est parfait pour des questions rapides ou de brèves mises à jour. De plus, la plupart de ces applications sont également dotées de fonctionnalités d’appel vidéo et vocal, ce qui vous permet de passer facilement à une forme de communication plus personnelle si nécessaire.

Certaines des applications de messagerie instantanée les plus populaires pour les entreprises incluent Slack, Mattermost, Microsoft Teams et Zoom Chat. Si vous recherchez quelque chose de plus personnel, vous pouvez également utiliser Facebook Messenger.

Appels téléphoniques


Dans certains cas, un appel téléphonique peut être le meilleur moyen de communiquer avec votre équipe. Par exemple, si vous avez besoin de discuter de quelque chose en détail ou si vous souhaitez avoir une conversation plus personnelle, un appel téléphonique peut être une excellente option.

Bien sûr, vous pouvez également utiliser les fonctionnalités d’appel vidéo offertes par les applications de messagerie instantanée. Cependant, certaines personnes trouvent que les appels téléphoniques sont beaucoup plus pratiques, car vous n’avez pas à vous soucier des problèmes de connexion Internet ou de la configuration d’un appel vidéo. Cela peut également s’avérer utile si vous travaillez avec des personnes qui ne maîtrisent pas trop Internet et qui pourraient avoir des difficultés à utiliser une application de visioconférence.

Applications de visioconférence


Si vous avez besoin d’avoir une conversation en face à face avec un membre de votre équipe (ou toute l’équipe), vous pouvez toujours utiliser un application de visioconférence. Il vous permet de voir et d’entendre l’autre personne en temps réel, ce qui peut être très utile pour les discussions complexes, les mises à jour régulières, les rapports ou les brainstormings.

Les applications de visioconférence les plus populaires incluent Zoom, Skype et Google Hangouts. Les principaux avantages de l’utilisation de ces applications sont qu’elles sont généralement très faciles à configurer et à utiliser. De plus, la plupart d’entre eux sont livrés avec une variété de fonctionnalités, telles que le partage d’écran et l’enregistrement, qui peuvent être très utiles pour les réunions d’équipe ou les présentations.

Zoom


oom est l’une des applications de visioconférence les plus populaires. Il est très facile à utiliser et est livré avec un certain nombre de fonctionnalités, telles que le partage d’écran et l’enregistrement. Zoom propose également un plan gratuit, parfait pour les petites équipes.

Skype


Skype est une autre application de vidéoconférence populaire. Il appartient à Microsoft et offre une variété de fonctionnalités, telles que le partage d’écran, les appels de groupe et la messagerie instantanée. Qui plus est, il est entièrement gratuit !

Hangouts Google


Google Hangouts est une application de vidéoconférence qui fait partie de la suite de productivité Google Workspace. Il est intégré à Gmail, ce qui signifie que vous pouvez facilement démarrer un appel vidéo depuis votre boîte de réception. De plus, il permet le partage d’écran, la messagerie instantanée et les appels de groupe.

E-mails


Les e-mails sont toujours l’un des formes de communication d’entreprise les plus populaires, alors n’hésitez pas à les utiliser lorsque vous travaillez avec votre équipe. C’est particulièrement vrai si vous avez besoin de partager des documents, des fichiers ou des messages longs et complexes. Le courrier électronique est également une excellente option si vous souhaitez avoir un enregistrement écrit détaillé de votre conversation.

Néanmoins, gardez à l’esprit que les e-mails ne sont pas la meilleure option pour résoudre les problèmes urgents. De plus, ils peuvent parfois être difficiles à suivre, surtout si vous travaillez sur un gros projet avec de nombreuses personnes. Dans de tels cas, il peut être préférable d’utiliser une application de messagerie instantanée ou simplement de programmer un appel.

SMS


Enfin, vous pouvez toujours utiliser les SMS pour communiquer avec votre équipe. C’est un moyen très pratique d’envoyer des messages courts, car vous n’avez pas besoin d’avoir une connexion Internet. De plus, tout le monde a un téléphone portable ces jours-ci, vous pouvez donc être sûr que l’autre personne recevra votre message presque immédiatement.

Néanmoins, il convient de noter que les SMS ne doivent être utilisés que pour des messages très brefs. Si vous avez besoin de discuter de quelque chose en détail, il est préférable d’utiliser une autre forme de communication, comme le courrier électronique ou la messagerie instantanée.

En conclusion


Il existe de nombreuses façons de communiquer avec votre équipe lorsque vous travaillez à distance. Il vous appartient entièrement de choisir la meilleure option pour vos besoins. Par exemple, si vous travaillez sur un gros projet impliquant de nombreuses personnes, il peut être préférable d’utiliser une application de messagerie instantanée au lieu de SMS. D’un autre côté, si vous avez besoin de discuter de quelque chose en détail avec une seule personne, un appel vidéo, audio ou téléphonique peut être la meilleure option.

Si vous ne savez pas quelle option choisir, demandez-le à vos coéquipiers. Il y a de fortes chances qu’ils aient une nette préférence ou qu’ils aient même une suggestion à laquelle vous n’avez pas pensé !
 
Haut